Tehnologija

Platforme za organizacijo virtualnih dogodkov

Spoznali smo, kako korenito nas je COVID-19 potisnil v položaj, ko moramo naše fizične dogodke organizirati pod drugačnimi pogoji ali virtualno.

Eden najpomembnejših nasvetov je, da ne smemo enačiti fizičnih in virtualnih dogodkov, saj so med njima številne specifike in razlike. Fizičnega dogodka torej ne moremo kar kopirati v virtualnega, temveč moramo z organizacijo pričeti od začetka.

Organizatorji dogodkov morajo imeti v mislih, da ne delajo dogodkov samo zato, da jih delajo. Čas uporabnikov je namreč dragocen, zato jim je treba ponuditi manj dogodkov, a te toliko kvalitetnejše. Usodo kvalitete dogodka pa si organizator kroji z izbiro dogodku primerne platforme.

Na trgu je na voljo veliko različnih platform za organizacijo virtualnih dogodkov. V nadaljevanju bomo spoznali tri platforme, ki so primerne za organizacijo izobraževalnih dogodkov (delavnic, izobraževanj, konferenc idr.).

Zoom

Vsem zelo dobro poznana platforma Zoom predstavlja platformo, s katero smo se na začetku pandemije največ srečevali. Zoom ponuja brezplačne in plačljive pakete. Brezplačni paket omejuje srečanje na 40 minut, prav tako je omejeno število prisotnih. Plačljiva različica ponuja veliko več opcij:

  • dogodka se lahko udeleži do 50.000 udeležencev,
  • na konferenci lahko v živo sodeluje do 100 udeležencev diskusije,
  • neomejeno je število srečanj in videokonferenc,
  • celozaslonski pogled.

Prednost platforme Zoom je tudi enostavna uporaba. Popolni novinci se na platformi hitro znajdejo. Visokokakovostni videi brez kakršnihkoli zameglitev pa omogočajo dobro uporabniško izkušnjo.

Slabost Zooma je nekakovosten zvok. Največja težava zvoka je, ko v pogovoru sodeluje več posameznikov. Prav tako je platforma prilagojena le za osebne računalnike. Uporaba Zooma na tabličnih računalnikih in mobilnih telefonih ponuja zelo okrnjeno opcijo (npr. po pametnem telefonu lahko vidite samo 4 udeležence, na osebnem računalniku pa vse). Za udeležbo na dogodku je tudi obvezna uporaba njihove aplikacije. Ena od slabosti je tudi ta, da ne ponuja možnosti, kako bi se lahko predstavljali sponzorji. Sponzorji na Zoomu so lahko predstavljeni le kot oblika »product placementa«. V primeru večjega števila sponzorjev pa je lahko to zelo moteč dejavnik.

Za prenos konference ima organizator številna možna orodja: YouTube Live, Facebook Live, Salesforce, Marketo in druga CRM-orodja.

Dodatne funkcije Zooma pa so še prenos predstavitvene funkcije, skupna raba datotek in videov, personalizirana ozadja, orodja za vključevanje anket, različne analize sodelovanja udeležencev, možnost deljenja zaslona, podnapisi, snemanje v živo in snemanje v oblaku itd.

Hopin

Hopin je platforma, ki je zelo primerna za organizacijo konferenc. Gre za zelo dobro različico fizičnemu dogodku. Platforma ponuja pet oddelkov, po katerih se lahko obiskovalci dogodka premikajo:

  • »home«: zavihek domov predstavlja uvodno stran, na kateri so navedeni vsi dogodki organizatorja ter njihov opis. Tukaj poteka tudi registracijski postopek za obisk konference.
  • »stage«: je osrednji prostor konference. Gre za t. i. oder dogodka, kjer potekajo predavanja. V tem zavihku obiskovalci poslušajo predavanje in imajo možnost direktnega spraševanja. Vprašanja se pokažejo na desnem delu zaslona in za govorca niso moteč dejavnik.
  • »networking room«: oddelek je primeren za naključno spoznavanje novih ljudi. V tem zavihku lahko razširite svojo profesionalno mrežo, saj se tu posamezniki naključno spoznavajo. Posameznik se mora oddelku le pridružiti in algoritem mu nato sam poišče sogovornika.
  • »sessions«: v tem zavihku potekajo razgovori, delavnice, okrogle mize itd. Aktivno lahko sodeluje do 10 posameznikov, kot pasiven udeleženec pa je lahko prisotnih do 100 posameznikov. Tudi ta zavihek ima možnost postavljanja vprašanj, anketiranja itd.
  • »expo«: partnerji in sponzorji so zbrani v oddelku »expo«. Gre za t. i. stojnice sponzorjev. Te stojnice so lahko treh velikosti, odvisno od velikosti sponzorja. Vsak sponzor ima svojo stojnico (predstavitveno okence). Sponzorji se predstavljajo z lastnim videom, povezavo do spletne strani ter družbenih omrežij, različnimi popusti ali možnostjo prijave na njihovo osebno »mailing listo«.

Platforma Hopin je plačljiva. Mesečni najem platforme stane 99 € na 100 oseb. Vsaka dodatna registracija je zaračunana v višini 0,50 €. V primeru plačljivih konferenc je obvezna uporaba platforme Stripe.

Mesečni najem platforme Hopin ponuja neomejeno število dogodkov, do 10.000 udeležencev na dogodek, mreženje, klepet, analitiko, registracijo vstopnic, snemanje v živo in snemanje v oblak, orodja za samodejno pošiljanje e-pošte, »mailing listo« itd.

Platforma je zelo priljubljena pri organizatorjih večjih dogodkov ter dogodkov, kjer želijo obisk prilagoditi obisku fizičnega dogodka. Ena večjih prednosti platforme pa je zavihek »expo«. Gre za zavihek, kjer se predstavljajo sponzorji na zelo nevsiljiv način.

Clickmeeting

Platforma ClickMeeting ponuja organizacijo virtualnih dogodkov v živo kot predvajanje že vnaprej posnetih virtualnih dogodkov. Omogoča organiziranje neomejenega števila dogodkov. Na enem dogodku je lahko prisotnih do 1000 oseb, v predavanju/diskusiji pa lahko sodeluje do 6 predavateljev hkrati. Platforma je povezana z drugimi orodji, kot so Zapier, Dropbox, Slack, Facbook in YouTube Live, Moodle in PayPal.

Platforma ClickMeeting je plačljiva. Organizator ima na voljo tri različne pakete: od najcenejšega s 25 USD/mesec do najdražjega z 279 USD/mesec. Na voljo pa so tudi različni dodatki, kot so prostor za shranjevanje posnetkov, večanje števila gledalcev, več predavateljev, ki predavajo istočasno itd.

Dodatne funkcije platforme ClickMeetinga, ki se jih lahko poslužujejo organizatorji dogodkov, pa so ankete, orodja za anketiranje, orodja za klepet, mobilni dostop, personalizirana potrdila in vabila na dogodek, treningi v živo, prilagodljive registracije, unikaten link do dogodka, analize v obliki PDF itd.

Platforma je primerna za organizatorje, ki organizirajo nekoliko več dogodkov, saj obiskovalci lahko sledijo vsem preteklim (v obliki ogleda dogodka za nazaj) in prihajajočim dogodkom. Platforma je prav tako v veliko pomoč organizatorjem, saj jim ponuja nenehno in sprotno analizo dogodkov.

Še en manjši nasvet za uspešno izveden virtualni dogodek je, da je dogodek hibrid. To pomeni, da so najbolj kritični deli dogodka posneti v naprej, kar se vključuje kot video, del dogodka pa poteka v živo (spraševanje in odgovarjanje na vprašanja).

 

 Zveza ŠKIS
Pixabay

Tagi

Uredništvo DOSTOP.si

Administrator portala DOSTOP.si.

Sorodni članki

Back to top button
Close
Close