Zakaj nihče ne odpiše na moj email?
Poslal si mail, zdaj pa želiš odgovor v najkrajšem možnem času. Čakaš, a odgovora ni. Si napisal kaj narobe? Zakaj noče odpisat?
Verjetno imaš prav. Glede na to, koliko sporočil pošljemo vsak teden, so napake sestavni del pošiljanja. Čeprav to ne pomeni, da je email poln slovničnih napak, ampak mislimo na razloge, ki so zapisani spodaj.
Elektronsko sporočilo je predolgo
Številne raziskave, ki so bile opravljene na tem področju, so pokazale naslednje ugotovitve: od 100 milijard elektronskih sporočil, ki jih pošljemo v zgolj enem dnevu, jih 28 odstotkov v povprečju pošljemo med tednom, 65 odstotkov elektronskih sporočil se odpre na manjšem zaslonu, v povprečju pa za branje elektronskega sporočila porabimo od 15 do 20 sekund.
Jasno pa je, da nam elektronska sporočila vzamejo veliko časa, zahtevajo pa tudi našo polno pozornost. Zato ne pošiljaj predolgih sporočil, da prejemniku ne boš ukradel preveč časa. Piši direktne stavke, brez ovinkarjenja. Strni jih v največ pet paragrafov, ki pa naj ne bodo predolgi. Če sporočila ne moreš oblikovati v te okvire, raje pokliči. Nato pa pošlji še (krajše) sporočilo.
Morda prošnja ni bila dovolj jasna
Napiši čim bolj jasna sporočila. S tem boš tudi prejemniku privarčeval nekaj časa, saj se ne bo izgubljal med tvojimi nepotrebnimi razmišljanji. Želje in predloge predstavi čim bolj direktno, saj bo tako tvoj prejemnik dobil občutek, da si resen in dovolj samozavesten.
Kako si lahko pomagaš? Zastavi si vprašanje, kot je, ali si se predstavil na primeren način, zakaj pišem nekomu, zakaj bi nekdo odprl moj email in ali sem dovolj natančno opredelil svoje želje?
Steve Kovach, eden od novinarjev Business Insiderja, je v enem tednu prejel kar 1.511 elektronskih sporočil. Samo 44 od teh, pravi, je bilo vrednih branja. In od teh 44 je samo 5 elektronskih sporočil zahtevalo odgovor. Torej, odgovoril je le na 0,3 odstotkov prejetih elektronskih sporočil. Kaj to pomeni? Da je večina sporočil nepomembnih. Elektronska sporočila so postala vse preprostejša in učinkovitejša pot za komunikacijo, ki pa jo mnogi pošiljatelji izkoriščajo.
Prejemniki so (prezaposleni) ljudje
Zavedaj se, da tudi najbolje oblikovana elektronska sporočila in najbolj prijazni telefonski klici naletijo na ignoranco. Ne vzemi tega osebno. Tudi prejemniki so le ljudje, ki delujejo v drugačnem svetu kot vi. Poln je rokov, prilagajanja zasebnega in poslovnega življenja
Zaposleni tedensko pošljejo okoli 304 poslovnih elektronskih sporočil. V eni uri pa kar 36-krat pogledajo, ali so prejeli kakšen nov email. Kakšna izguba časa!
Mladi podjetnik
Arhiv DOSTOP.si
