Vprašanje, ki se pojavlja, je, kaj lahko storimo, da stres zmanjšamo in povečamo svojo delovno učinkovitost.
Naše okolje vpliva na našo delovno učinkovitost
Rek “Daleč od oči, daleč od srca” v veliki meri drži. To ni več samo pregovor, temveč znanstveno dokazano dejstvo. Rezultati raziskav inštituta za nevrološke znanosti prestižne ameriške univerze Princeton namreč kažejo, da obstaja direktna povezava med “razdejanim” okoljem in našo sposobnostjo koncentracije. Več stimulansov, prisotnih v vidnem polju v danem trenutku, namreč med seboj tekmuje za svojo nevronsko zastopanost v vizualnem korteksu.
Po domače povedano to pomeni, da nered, ki se nahaja v našem okolju (vidnem polju), vpliva na našo zmožnost osredotočanja. Nered v okolju prav tako vpliva na sposobnost možganov za predelovanje informacij. Zaradi tega smo bolj zmedeni in manj osredotočeni, kot bi bili v urejenem okolju.
Na ameriški univerzi Princeton ugotavljajo, da nered vpliva na sposobnost možganov za predelovanje informacij.
Neurejeno okolje pritegne vašo pozornost na enak način kot na primer malček, ki stoji zraven vas v vrsti za blagajno in ponavlja: “Hočem bombon, bombon, hočem bombon …” Kljub temu da ste se zmožni do neke mere zbrati, se malčka zavedate. Nervoza, ki jo doživite v takem trenutku, vpliva tudi na vaše mentalne vire in zelo verjetno je, da boste postali čemerni.
Iz povedanega lahko torej razberemo, da je v našem delovnem prostoru, kjer se redno osredotočamo na delo, organiziranost zelo pomembna. Poleg nevroloških razlogov obstajajo še druge, bolj očitne prednosti dobro organiziranega prostora, kot so na primer:
-
Izboljšano upravljanje s časom.
Organizirano delovno okolje vam dolgoročno zagotovo prihrani ogromno časa. Če se morate nenehno ukvarjati z lastnim neredom, bo trpelo vaše delo, količina stresa pa bo dodatno narasla. Torej, vzemite si čas za organizacijo prostora in tako zmanjšajte stres ter čas, potreben za vsako nalogo.
-
Hitro lociranje pomembne stvari.
Če sem vam je kdaj zgodilo, da ste kaj počeli v zadnjem trenutku in v lastnem neredu niste mogli najti pomembne knjige ali potrebščine, gotovo niste edini. Z organizacijo delovnega prostora si boste te težave prihranili, saj boste točno vedeli, kje se kaj nahaja.
-
Lažje osredotočanje na to, kar je pomembno.
Iz svojega vidnega polja čim prej odstranite stvari, ki vam kradejo pozornost. Tako boste bolj osredotočeni na to, kar je pomembno, in manj je možnosti, da vam bodo misli uhajale kam drugam.
Kako organizirati svoj delovni prostor?
Naslednji nasveti veljajo ne glede na to, kje se nahaja vaš delovni prostor, ali je to v šoli, na delovnem mestu, doma, skratka kjerkoli.
- Premislite, za kaj uporabljate delovni prostor. Najprej je treba ugotoviti, katere so prioritetne naloge, ki jih opravljate na določenem prostoru. Če se na nekem mestu v glavnem učite, potem prostor podredite temu.
- Postavite podobne elemente skupaj. Najbolje je, da stvari postavite na tla zaradi večje preglednosti, jih nato razvrstite po podobnosti in jim določite lokacijo. Tako boste tudi lažje odstranili stvari, ki se ne nanašajo na vaše delo.
- Združite ali ločite stvari, povezane z določeno dolžnostjo. Združite knjige, predmete ali material, ki ga potrebujete za določeno nalogo. V primeru, da opravljate veliko podobnih nalog, je možno, da ta način ne bo efektiven.
- Zavrzite nepotrebne stvari. Najbolje je, da se že med sortiranjem vprašate, kaj resnično potrebujete. Pri tem ne oklevajte in nepotrebne ali preredko uporabljene reči zavrzite ali odstranite iz prostora.
Vaše zadolžitve in cilji morajo narekovati način, kako je organiziran vaš delovni prostor.
Sortiranje mora biti učinkovito
Potem ko ste si vzeli čas za sortiranje predmetov, morate ugotoviti, kako jih razvrstiti na način, ki vam bo omogočal največjo učinkovitost.
- Shranjujte pogosto uporabljene predmete blizu sebe. Omislite si polico ali predal, ki ga lahko z manjšimi škatlicami razdelite na več prostorčkov, v katere je možno shranjevati manjše potrebščine. Tako boste vedno vedeli, kje se nahajajo, sočasno pa se boste izognili nepotrebnim premikom med delom.
- Če je možno, si uredite več lokacij, na katerih opravljate točno določene naloge. Ni vedno nujno, da vse opravljate na enem mestu. Lahko imate določen kotiček, kjer samo študirate in kjer ni prostora za računalnik, ki lahko predstavlja velik dekoncentracijski element.
- Postavite pomembne opomnike v višino svojih oči. Tako bodo prva stvar, ki vam bo padla v oči, ko se usedete za mizo.
- Na svojo delovno površino postavite samo predmete, ki jih uporabljate vsak dan. Sama delovna površina mora biti čim bolj prazna. Velikokrat se zgodi, da na mizo kaj odložimo in kasneje stvari ne odstranimo.
- Pospravite knjige in priročnike na knjižno polico. Na dosegu roke obdržite le tiste, ki jih uporabljate dnevno.
- Število okrasnih predmetov naj bo minimalno. Kot vedno tudi tukaj velja rek “Manj je več”. Okrasni predmeti so lahko estetski, vendar na delovnem prostoru predstavljajo dodatno motnjo.
- Predmete, ki jih uporabljate samo nekajkrat na leto, lahko odstranite iz prostora in jih primerno skladiščite. Pri tem je pomembno, da jih pred tem primerno označite in se tako izognete nepotrebnemu iskanju, kadar jih potrebujete.
Z elementi za organiziranje si olajšate delo
Obstaja več pisarniških elementov, s katerimi si lahko pomagate bolje organizirati delovni prostor. Seveda jih izbirate glede na lastne potrebe. Če se ubadate z večjim številom dokumentov, zapiskov, skript ali podobnega, si pomagajte z naslednjimi nasveti:
- zlagajte dokumente v mape, ki jih nato organizirate abecedno;
- uporabite mape različnih barv in jih tako ločite po vsebini;
- koristne so tudi nalepke na mapah, ki vas na hitro seznanijo z vsebino in s tem prihranijo čas, ki bi ga porabili za brskanje po mapi.
Količina različnih predmetov v vašem delovnem prostoru je lahko zelo velika. Pri tem so v veliko pomoč razni elementi za organiziranje. Tukaj je nekaj primerov:
- obstaja veliko različnih vrst organizacijskih predalnikov, ki vam pomagajo organizirati predmete;
- plastični zaboji, košare in škatle (na voljo v različnih velikostih) vam lahko pomagajo pri organiziranju večjih predmetov;
- lahko tudi improvizirate; skodelica za kavo lahko postane držalo za pisala.
Tudi vaš koš je lahko pomemben organizacijski element, če ga uporabljate učinkovito. Če kdaj niste prepričani, ali je treba kateri predmet zavreči, si ustvarite koš za recikliranje. Uporabite lahko več manjših škatlic, v katere postavite predmete, za katere niste prepričani, ali jih boste še potrebovali ali ne. Odpadke v vsakem primeru reciklirajte v največji možni meri.
Ne organizirajte samo svojega delovnega prostora, organizirajte tudi svoje misli
Pri vsakem delu potrebujemo dve stvari: tako fizično kot tudi miselno urejenost. Če poskrbimo, da je naše okolje čisto, sistematizirano, skratka urejeno, smo naredili ogromno, vendar smo šele na pol poti. Če smo sami miselno neorganizirani in nimamo dobrega miselnega sistema za reševanje problemov in odločanje, je možno, da bomo kljub drugemu trudu ostali dokaj neučinkoviti. Nekaj nasvetov za večjo miselno organiziranost:
- vzemite si čas za sestavo dnevnega urnika. S tem si zastavite cilje, vsaki obveznosti pa tudi določite količino časa, ki vam jo lahko pobere. Če se vam v začetku ne uspe držati urnika, nič hudega. Vseeno boste opravili več obveznosti, kot če delujete neorganizirano. Treba je biti vztrajen in postopoma boste minimalizirali čas, potreben za vsako nalogo;
- prenehajte z zavlačevanjem. Skoraj vsi smo nagnjeni k prestavljanju obveznosti, zaradi česar nas velikokrat povozi čas. Preprost trik za rešitev te težave je, da si nastavite alarm na petnajst minut in v tem času poskušate narediti čim več. Ko alarm odzvoni, obstaja velika verjetnost, da boste nadaljevali z delom, saj boste “padli not”;
- začnite svoj dan z rutino. Vstajajte ob isti uri, v miru pojejte zajtrk, skratka, ne hitite. Tako boste dan začeli mirno in bolj pozitivno;
- ne bodite perfekcionisti. Če se vedno trudite vse izpeljati “perfektno”, vas bo to stalo veliko živcev in časa. Raje si postavite mejo. Ko jo dosežete, se z nalogo nehajte ubadati.
Okolje močno vpliva na nas, zato ga je treba prilagajati našim potrebam. Urejen delovni prostor vam pomaga pri izpolnjevanju dnevnih delovnih ciljev, ki dolgoročno vplivajo tudi na vaše delovne navade, in tako pripomore k izpolnjevanju dolgoročnih ciljev. Vendar ne pozabite: red je treba vzdrževati!
