Zakaj potrebuješ not-to-do listo: skrivnost produktivnosti, ki je še ne poznaš

Vsak od nas ima dneve, ko se zdi, da je na seznamu opravil preprosto preveč nalog. Stvari se kopičijo, pomembne naloge čakajo, mi pa se izgubljamo v drobnih opravkih, ki nam kradejo čas in energijo. V takšnih primerih je nadvse uporabna not-to-do lista – seznam stvari, ki jih zavestno prenehaš početi, da lahko svojo energijo usmeriš v doseganje ključnih ciljev.

Zakaj potrebuješ not-to-do listo

Prevečkrat verjamemo, da je produktivnost merljiva samo s številom kljukic na naši to-do listi. Resnica pa je ravno obratna, produktivnost se namreč skriva v osredotočanju na najpomembnejše naloge in izločanju vsega, kar nas pri tem ovira.

Če ne znaš reči “ne”, se hitro zgodi, da prevzameš naloge drugih, se ujameš v nepotrebne sestanke ali zapraviš ure za opravila, ki nimajo vpliva na tvoje cilje. Not-to-do lista ti omogoča, da:

• zmanjšaš stres in občutek preobremenjenosti,
• se osredotočiti na naloge, ki so zares pomembne,
• ohranjati več energije za delo, ki te navdušuje,
• in si vzeti več prostega časa za počitek in hobije.

Kako oblikovati svojo not-to-do listo

1. Vzemi si čas za pripravo

Začeti moraš z razmislekom. Odloči se, da boš vsaj pol ure namenil temu, da razčistiš, katere naloge ti vzamejo največ časa, a ti prinašajo najmanj koristi. Ta korak je ključnega pomena, saj ti pomaga videti širšo sliko, kje izgubljaš fokus in energijo.

2. Analiziraj pretekle navade

Preglej svoje zapiske, koledar ali aplikacije za sledenje časa za zadnje mesece. Poišči ponavljajoče se naloge in vzorce. So to dolge ure slabo efektivnega učenja? Neprestano odgovarjanje na sporočila? Opravljanje nalog drugih ljudi? Ti vzorci ti bodo pokazali, kje imaš največ prostora za izboljšave.

3. Prepoznaj naloge, ki sodijo na seznam

Pri vsaki nalogi se iskreno vprašaj:

• Kakšen vpliv ima ta naloga na moje dolgoročne cilje?
• Jo lahko prioritiziram, avtomatiziram ali preprosto izbrišem?
• Kako se ob njej počutim: mi jemlje energijo, povzroča stres ali odlašanje?

Ko si odgovoriš na ta vprašanja, bo tvoja not-to-do lista začela dobivati jasno obliko.

4. Nauči se reči “ne”

Največji izziv ni sestaviti liste, ampak jo upoštevati. Reči “ne” brez občutka krivde je veščina, ki se je moraš naučiti. Pri tem si lahko pomagaš s pripravljenimi odzivi – kratkimi in vljudnimi sporočili, ki ti olajšajo zavrnitev nalog ali prošenj drugih.

Primer učinkovite not-to-do liste

• Ne preverjam e-pošte takoj zjutraj in tik pred spanjem.
• Ne ponočujem, se ne pritožujem in ne obrekujem drugih ljudi.
• Ne zapravljam časa za nepotrebno brskanje po družbenih omrežjih.
• Ne jem težke hrane po 19. uri.
• Svojega časa ne namenjam ljudem, ki mi jemljejo energijo.

Osredotočenost ni le sposobnost, da veš, čemu reči “da”, ampak predvsem pogum, da rečeš “ne” stotim drugim stvarem – kot je nekoč dejal Steve Jobs. S svojo not-to-do listo boš končno sprostil prostor za resnično pomembne naloge in pridobil občutek nadzora nad svojim časom. Začni danes, saj je prvi korak k večji produktivnosti odločitev, kaj ne bo več del tvojega dneva.

DOSTOP.si / EŽ
Unsplash