Pravila in bonton e-pošte, ki jih moramo poznati vsi

Kaj je e-poštni bonton?

Če pomislimo, je e-pošta del življenja skoraj vsakega posameznika. Po mailu si pošiljamo takorekoč vse. Od pomembnih poročil za naše šefe, do neformalnih sporočil za družinske člane. Elektronska pošta torej postaja eden glavnih načinov komuniciranja.

Kaj pa je e-poštni bonton? Gre za zbirko vljudnih navad in nenapisanih pravil, ki nam pomagajo digitalno komunicirati na učinkovit in profesionalen način. Pomembno je vedeti, da se tudi pravila in bonton pri elektronskem komuniciranju spreminjajo skupaj s tehnologijo. Da boš na tekočem, smo zate pripravili najpomembnejša pravila bontona, ki jih je potrebno upoštevati, ko boš naslednjič poslal kakšno elektronsko sporočilo.

Zakaj je bonton pri pošiljanju e-pošte pomemben?

E-pošta je pogosto najboljši (in včasih tudi edini) prikaz kakovosti naših komunikacijskih veščin, so si enotni strokovnjaki. Dober bonton pri pošiljanju elektronske pošte naredi dober vtis na prejemnika, hkrati pa je tudi pomembna delovna veščina. Pa poglejmo, katere smernice nam narekuje najnovejši bonton pri pošiljanju e-sporočil.

1. V svojem e-poštnem naslovu uporabi svoje ime

Če se ti je ob kreiranju e-poštnega naslova nekoč zdelo zelo smešno kakšno ‘otročje ime’, je zdaj čas, da preimenuješ svoj račun. E-poštni naslov boš namreč potreboval za vse od naročanja pri zdravniku, do prijave na razpis za delovno mesto. Pri ustvarjanju e-imena je torej zelo pomembno, da izbereš svoje pravo ime, ki mu lahko dodaš še kakšno kombinacijo številk.

2. Loči študijsko/poslovno e-pošto od zasebne

Ne pozabi, da lahko upravljaš z več elektronskimi računi. Ob vpisu na fakulteto, ti bo študentski e-naslov dodelila kar fakulteta, tudi pri zaposlitvi ti bodo sami priskrbeli kakšen e-naslov. Zelo pomembno pa je, da znaš dobro krmariti med svojimi e-naslovi. Tudi s tem ohranjaš raven profesionalnosti.

3. Takoj preidi na bistvo

Ena od vrlin, ki priteče k bontonu e-pošte je zagotovo oblikovanje kratkega, jedrnatega in informativnega sporočila. Pri oblikovanju se moramo znati izogniti nakladanju in izbrati koristne informacije. Po mnenju strokovnjakov za bonton je v sporočilo koristno takoj vključiti tisto, kar od bralca zahtevamo.

4. E-pošto pošlji samo tistim, ki potrebujejo podatke

Seveda ne obstaja nobena čarobna številka za to, koliko oseb naj bo vključenih v e-sporočilo, vendar pa moraš poskrbeti, da sporočilo prejmejo vsi, ki so do informacij upravičeni in jih potrebujejo. Če se ti ponuja možnost, da sporočilo pošlješ vsem svojim stikom, seveda to še ne pomeni, da je to treba narediti. Enako velja tudi pri odgovarjanju na sporočila. Ni nujno, da vselej odgovoriš vsem. Izberi samo tiste, ki se jih odgovor in podatki tičejo, če ne gre za nekaj, o čemer bi morali biti obveščeni vsi.

5. Uporabi preverjanje črkovanja in preverjanje slovnice

Hitro se zgodi, da se pri uporabi tehnologije ‘zatipkamo’. Včasih je sporočilo treba poslati zelo na hitro in tako se zdi, da časa za preverjanje in popravljanje ni. Vseeno pa je tudi pri pošiljanju e-pošte zelo pomembno, da si za sporočila vzamemo čas in ga uredimo, vstavimo vejice na tista mesta, kamor sodijo.

Nič od naštetega ti ne bi smelo predstavljati prevelikih težav, saj večina e-poštnih programov ponuja preverjanje besedil – tudi v slovenskem jeziku. Potrebna bo torej le kakšna dodatna minutka, naslovnik pa bo zelo cenil urejeno in slovnično pravilno sporočilo. Ob tem je treba poudariti tudi, da v e-sporočila vključujemo cele stavke, strokovnjaki izpostavljajo tudi, naj se izogibamo emotikonom in okrajšavam.

6. Odzovi se v 24 do 48 urah

Nič ni hujšega od poslanega pomembnega sporočila in nato ne dobiti odgovora. Dober bonton elektronske pošte pravi, da se moramo potruditi na vsako sporočilo odgovoriti v enem do dveh dneh. Da se ne znajdemo v kupu neodgovorjenih sporočil, je odgovore najbolje pošiljati takoj ob prejemu. Odlaganje nas ne pahne samo v stisko s časom, pač pa nas misel na to, da nečesa nismo opravili lahko lovi in troši našo energijo.

DOSTOP.si / RM
Unsplash